Van a cégedben egy táblázat, amit mindenki használ, és egyvalaki ért. Amikor ő szabadságra megy, lassabban mentek. Ez a pillanat az, amikor a legtöbben elkezdenek szoftvert keresni, és itt dől el a következő öt év: dobozos rendszert bérelsz, vagy sajátot építtetsz.

Az őszinte válasz az, hogy a cégek többségének a dobozos a jó válasz. Szoftverfejlesztő cégként mondom, mert az egyedi fejlesztés rossz helyzetbe eladva neked is, nekünk is veszteség: te fizetsz valamiért, ami nem oldja meg a bajodat, mi meg egy elégedetlen ügyfelet szerzünk egy referencia helyett.

Ez az útmutató azt a szempontrendszert írja le, amivel mi magunk is döntünk.

A három út

Dobozos vagy bérelhető rendszer. Kész funkciók, havidíj, gyors indulás. Cserébe a folyamataidat igazítod a szoftverhez.

Egyedi szoftver. A szoftver igazodik a folyamataidhoz. Nagyobb kezdeti költség, saját tulajdon, teljes kontroll.

A köztes út, amiről kevesebb szó esik: dobozos alap egyedi kiegészítőkkel. Integrációk, automatizálások, egy-két saját modul. Sok cégnél ez a legjobb ár-érték arány, és őszintén: gyakrabban ajánljuk, mint a teljes egyedi fejlesztést.

Mikor NE fejlesztess egyedit?

Kezdjük azzal, amit egy fejlesztőcégtől ritkán hallasz.

Ha a folyamataid szabványosak (általános számlázás, alap CRM, egyszerű raktár), a dobozos rendszerek ár-érték arányát egyedi fejlesztéssel nem éred utol. Ha a folyamataid még nem stabilak, vagyis félévente alapjaiban változnak, azt előbb dobozos rendszeren érdemes kiforrni, mert az egyedi szoftver a mai káoszt betonozná be. Ha a probléma valójában szervezési, nem szoftveres, akkor a rendetlenség egyedi szoftverrel drágább rendetlenség lesz. És ha az éves szoftverköltséged érdemben kisebb, mint egy egyedi fejlesztés belépő szintje, akkor a matek egyszerűen nem jön ki.

Ezt a négy kérdést tedd fel magadnak, mielőtt bárkitől ajánlatot kérsz. Kettő igenre már nem kell fejlesztő.

Mikor éri meg az egyedi?

Akkor, ha a folyamatod maga a versenyelőny. Amit mindenki ugyanabból a dobozból csinál, abban nem tudsz jobb lenni nála.

A legjobb példám a sajátom. 2016-ban az entsorgót egy kis webshopnak indítottuk, hogy konténert ugyanolyan könnyen lehessen rendelni, mint egy pár cipőt. Ma vállalatirányítási rendszer, saját mobilalkalmazással, és havonta több mint ezer konténer rendelése fut át rajta. Tíz év alatt egyszer sem volt olyan pont, ahol egy dobozos rendszer át tudta volna venni a helyét, mert a lényeg pont az volt, amit egyik doboz sem tudott: a saját logikánk.

Ugyanez más formában: a Pólónagykernél más árat lát a kiskereskedő és mást a nagy tételben rendelő, ráadásul a rendelés fele nem kereskedelem, hanem gyártás, hímzéssel és grafikai fájllal. A Le Bistroynál nem egy étterem működik, hanem egy franchise-hálózat, ahol minden egységnek ugyanúgy kell működnie. Ezekre nincs doboz, mert nem szoftverproblémák, hanem üzleti modellek.

Két további jel, hogy átléptél a határon. Az egyik, ha az Excel-káosz átvette az irányítást: amikor a kritikus folyamataid összelinkelt táblázatokban élnek, az már működési kockázat. A másik, ha az integráció a lényeg: webshop, készlet, számlázás, futárszolgálat és a NAV-adatszolgáltatás egyben, automatikusan. A dobozos rendszerek határai pontosan itt szoktak elfogyni.

Számolj ötéves összköltséggel

A tisztességes összehasonlítás nem a kezdőár, hanem az ötéves összköltség. Dobozos oldalon: havidíjak, a felhasználószám növekedése, a kényszerű kiegészítő eszközök, és a kompromisszumok miatti kézi munka, ami sehol nem jelenik meg számlán, csak a kollégáid idejében. Egyedi oldalon: a fejlesztés, az üzemeltetés és a továbbfejlesztés.

Egy tételt szinte mindig kihagynak a számolásból. Az egyedi rendszer vagyontárgy: a számviteli törvény szerint szellemi termékként aktiválható és értékcsökkenthető, a forráskód pedig a tiéd marad. Az előfizetés ezzel szemben költség, amiből öt év után sem marad semmi a kezedben. Ettől még lehet a bérlés a jó döntés, csak tudni kell, hogy mit veszel.

A kockázatok, mindkét oldalon

A dobozos út kockázata a szállítófüggés: áremelés, megszűnő funkciók, adatexport-korlátok. Amikor a szolgáltató árat emel, neked nincs alternatívád, csak a migráció, ami rendszerint drágább, mint az emelés.

Az egyedié a fejlesztőfüggés: mi történik, ha a fejlesztő eltűnik? Ez ellen szerződéssel és mérnöki fegyelemmel lehet védekezni, és ezt kérd számon minden ajánlaton. A forráskód a te tulajdonod legyen, legyen dokumentáció és verziókezelés, és a rendszer legyen átadható egy másik csapatnak. Nálunk ez alapfelszereltség, nem felár, és szerintem ez az a pont, ahol egy ajánlat őszintesége lemérhető. :)

Döntési lista ajánlatkérés előtt

  • Írd össze a 3-5 folyamatot, amit a rendszernek tudnia kell, és jelöld meg, melyik ad versenyelőnyt.
  • Számold ki a mostani szoftverköltséged 5 évre, a kézi munkaórákkal együtt.
  • Nézd meg, a dobozos jelöltek tudják-e az integrációidat natívan, nem ígéretben.
  • Kérj fázisokra bontott ajánlatot: először a legfájóbb folyamat, mérhető eredménnyel.
  • Tisztázd a tulajdonjogot, az adathozzáférést és a kilépési utat, bármelyik irányba indulsz.

Ha megvan a lista, szívesen átnézzük veled. Az IT-tanácsadás keretében írásos, priorizált javaslatot kapsz, akkor is, ha a válaszunk az lesz, hogy maradj a dobozosnál. Ha az ügyfélszolgálat automatizálása is napirenden van, arról a chatbotok áráról szóló cikkben írtam. Induláshoz írj nekünk.