Le Bistroy
Franchise-hálózat teljes működése egy rendszerben: jelentkezés, minőségellenőrzés, szerződéskötés, partnerrendelés, számlázás és többhelyszínes, LOT-szám szintű raktárkövetés.
A projektről
A Le Bistroy franchise-hálózatának rendszerét 2025 nyara óta építjük, és 2026-ra a hálózat működése papír nélkül, egyetlen rendszerben fut: partnerjelentkezés, minőségellenőrzés, szerződéskötés, rendelés, számlázás, raktár. Igazából egy hálózatra szabott vállalatirányítási rendszer lett belőle, ahol sok önálló üzlet dolgozik egy márka és közös szabályok alatt.
A teljes életciklus, papír nélkül
Aki partner akar lenni, a nyilvános oldalon jelentkezik, és onnantól minden a rendszerben történik: a minőségellenőrzések digitálisan, dokumentáltan futnak, a szerződéskötés is itt zajlik, az átadott üzlet pedig az eszközeivel együtt nyilván van tartva. A rendszernek 3 felülete van (nyilvános oldal, partnerportál, admin), és a központ bármelyik pillanatban látja, melyik üzlet melyik lépésnél tart. Egy új üzlet indítása így nem mappák és e-mail-láncok, hanem egy folyamat, aminek állapota van.
Rendelés, raktár és LOT-számok
A partnerportálon az üzletek a saját készletüket rendelik: szállítási napot és idősávot választanak, fizetnek, és látják, hol tart a rendelésük. A háttérben a rendelésből számla lesz, a számlából készletmozgás, abból átadási dokumentum a logisztikának. A raktárrendszer több helyszínt kezel, és az árut tételszinten, LOT-számmal követi, tehát bármikor visszakereshető, melyik tétel honnan indult és melyik üzletbe ment. Étel körül dolgozó hálózatban ez nem extra, hanem alap: ezen múlik, hogy egy tételt vissza tudsz-e követni, amikor tényleg kell. Ez a fajta folyamatautomatizálás kell ahhoz, hogy a hálózat úgy nőjön, hogy a központ létszáma nem nő vele.
Amit a legelején eldöntöttem
A rendszer legfontosabb tulajdonsága közben nem is látszik a képernyőn. Minden üzletileg fontos lépésnek (kiment-e a számla, lefutott-e a készletmozgás, kapott-e értesítést a partner) saját, lekérdezhető állapota van, és ha egy lépés elakad, a rendszer szól. Ezt én egy nagyon egyszerű helyzet miatt vettem ennyire komolyan: egy kimaradt partnerszámláról a központ ne a partner telefonhívásából értesüljön.
A csendes hiba a drágább
Ha te is hasonló rendszert terveztetsz, két dolgot kérd rajta számon. Az egyik a fenti: a fontos lépéseknek legyen saját állapota, és a rendszer szóljon magától, ne az ügyfeled. A másik a jogosultság: többszereplős rendszerben a listákat is szűkíteni kell, alapból zártan, tehát ha egy felhasználóhoz nem tartozik partner, ne az összes üzlet adatát lássa, hanem semmit. Ezen múlik, hogy nálad egy hibából szabályhiba lesz vagy adatszivárgás. Erről bővebben az egyedi és dobozos szoftver összehasonlításban írtam.