AI számlafeldolgozás

Mit csinál pontosan?

A számlafeldolgozás nem egyetlen lépés, hanem lánc. A látványos rész az adatkinyerés, a nehéz rész az, ami utána jön: eldönteni, hogy ez a számla tényleg ahhoz a megrendeléshez tartozik-e, és hogy az eltérés hiba vagy jogos.

1. Beérkezés. A számla e-mailben, feltöltve vagy egy megosztott mappából érkezik. Nem kell külön felületet nyitogatni hozzá.
2. Adatkinyerés. Mesterséges intelligencia olvassa ki a szállítót, a számlaszámot, a dátumokat, a tételeket és az összegeket. Nem sablon alapján, ezért az sem gond, ha minden szállító máshogy néz ki.
3. Ellenőrzés. Szabályok futnak rajta: létezik-e a szállító, stimmel-e az áfa, nem érkezett-e már be ugyanez a számla.
4. Párosítás. A rendszer megkeresi a számlához tartozó megrendelést vagy teljesítést, és tételszinten összeveti a kettőt.
5. Eltéréskezelés. Ahol nem egyezik, ott ember dönt, de már úgy, hogy előtte ki van gyűjtve, mi tér el és mennyivel.
6. Átadás. A jóváhagyott tétel könyvelésre kész adatként megy tovább a könyvelőprogramba vagy a könyvelőnek.

A döntő tervezési szabály az, hogy automatikusan csak a biztos találat mehet át. Minden más emberi jóváhagyásra kerül. Ez lassabbnak hangzik, mint egy teljesen automata rendszer, de ez a különbség aközött, hogy egy hibás számla javításra kerül, vagy kifizetésre.

Hogyan vezetjük be?

Nem egy dobozt adunk át, hanem beépítjük abba, ahogy most dolgoztok. A bevezetés jellemzően négy szakaszból áll.

1. Felmérés

Végignézzük, honnan érkeznek ma a számlák, ki nyúl hozzájuk, és hol vész el az idő. Ilyenkor derül ki az is, ha a folyamat maga a probléma, nem a gépelés. Ez fontos: az automatizálás felnagyítja azt a folyamatot, amire ráteszed. Ha a beérkező számlák útja rendezetlen, attól az AI nem lesz rendezett, csak gyorsabban termeli a rendetlenséget.

2. Mérés valódi számlákon

A ti saját, valós számláitokon mérjük meg, mit talál el a rendszer és mit nem. Nem demóadatokon, mert a demó mindig szép.

3. Bekötés

Összekötjük azzal, amit már használtok: ügyviteli rendszer, könyvelőprogram, megrendelések, e-mail. Ahol van API, ott azon, ahol nincs, ott másképp.

4. Éles üzem és tanulás

Az első időszakban minden tétel emberi jóváhagyáson megy át, és a rendszer ebből tanul. Ahogy nő a megbízhatóság, úgy csúszik feljebb az a szint, ami fölött nem kell hozzányúlni.

Mikor éri meg, és mikor nem

Kezdjük azzal, amit egy fejlesztőcégtől ritkán hallasz.

Nem éri meg, ha havonta néhány tucat számlátok van, azok is ugyanattól a néhány szállítótól, mindig ugyanabban a formátumban. Ott a kézi rögzítés olcsóbb, mint bármilyen bevezetés. Az sem szerencsés pillanat, ha épp most álltok át másik ügyviteli rendszerre: előbb szülessen meg az új folyamat, utána jöjjön a gép.

Megéri, ha sok a szállító és mind máshogy számláz. Ha a beérkező számlákat ma valaki átgépeli egy másik rendszerbe. Ha rendszeresen előfordul, hogy egy számla kifizetésre kerül anélkül, hogy bárki összevetette volna a megrendeléssel. És akkor is, ha a hónap zárása azon múlik, mikor ér a végére egy ember egy paksamétának.

Ha nem vagy biztos benne, melyik eset a tiétek, azt egy felméréssel el lehet dönteni, mielőtt bármibe belevágnátok.